Razmišljaš o renoviranju stana, istovremeno planiraš pokrenuti novi posao i nekako ti se čini da je baš sada savršen trenutak za pisanje knjige? Ili vodiš nekoliko velikih projekata na poslu, paralelno razrađuješ ideju za podcast i, usput, ozbiljno razmišljaš o promjeni karijere?
Ako ti sve ovo zvuči poznato… čestitamo. Vrlo je moguće da si macrotasker.
Na prvu zvuči impresivno. Ambiciozno. Gotovo kao supermoć. Ali istina je da te upravo ta “supermoć” možda – usporava.
Jesi li macrotasker?
Ako imaš potrebu istovremeno započinjati više velikih i zahtjevnih projekata, postoji dobra šansa da jesi. I da te to, umjesto da ti pomaže, zapravo koči.
Većina nas zna da multitasking ne funkcionira. Pokušaj odgovoriti na mail dok šećeš psa i slušaš sastanak na slušalicama i vrlo brzo shvatiš da si ili propustio pitanje šefa ili stao u nešto što definitivno nije lišće.
Ograničenja multitaskinga su nam svima jasna. No, trenerica za upravljanje vremenom Elizabeth Grace Saunders upozorava da problem nisu samo brojni mali zadaci. Pravi problem nastaje kada istovremeno pokušavamo gurati previše velikih stvari.
Ako se osjećaš preplavljeno svime što si započeo – poslovno i privatno – ova tri koraka mogu ti pomoći da napreduješ učinkovitije.
1. Ograniči broj novih početaka
Prvi korak uspješnog macrotaskinga je jednostavan: nemoj započinjati previše novih projekata odjednom.
Ako te čeka velik zadatak poput lansiranja novog proizvoda ili renovacije doma, pokušaj u isto vrijeme ne uvoditi još jedan jednako zahtjevan projekt. Svaki početak ima svoj “početni trošak” – istraživanje, planiranje, donošenje odluka, okupljanje ljudi. Većina nas to može kvalitetno iznijeti samo u jednoj ili dvije ključne oblasti istodobno.
Tek kada postaviš smjer i dio posla možeš delegirati, ima smisla otvarati nešto novo. U suprotnom riskiraš da sve ide sporije ili da odluke donosiš bez dovoljno fokusa i prostora za razmišljanje.
Ako te sama ideja ograničavanja projekata čini nervoznim, probaj planirati po mjesecima:
„U listopadu krećem s renovacijom, u studenom istražujem ideju za podcast, a u prosincu radim strategiju rebrandinga.“
Kad znaš kada je što na redu, lakše ostaješ fokusiran na ono što je sada ispred tebe.
2. Ostavi prostor za provedbu
Ideje su sjajne. Planiranje je važno. No jedino provedba donosi rezultate.
Ako imaš tim koji većinu posla odrađuje, macrotasking može funkcionirati dok su projekti u fazi provedbe. Ti postavljaš smjer, a više stvari se paralelno pomiče naprijed. Ipak, i tada moraš u kalendaru imati prostor za sastanke, povratne informacije, komentiranje nacrta i donošenje odluka.
Ako si ti osoba koja nosi većinu operativnog dijela, macrotasking postaje znatno teži. Zato se svaki mjesec zapitaj: koja su dva ili tri projekta koja realno mogu pomaknuti naprijed?
Sve ostalo ili uspori ili privremeno stavi na čekanje.
3. Dovrši započeto
Ako se držiš prva dva savjeta, dovršavanje će postati lakše. No mnogi macrotaskeri obožavaju početke, dok im završeci nisu nimalo uzbudljivi. Rezultat je gomila “skoro gotovih” projekata koji nikad ne dožive finale.
Ako se prepoznaješ u tome, uvedi jednostavno pravilo: ne započinješ ništa novo dok ne dovršiš barem dio starog. Odaberi nekoliko projekata koji su najbliži kraju i fokusiraj se isključivo na njih.
Ideje će, naravno, stalno dolaziti. Zapiši ih, ali ih zasad ostavi po strani.
Ako ni uz najbolju volju ne uspijevaš zatvoriti projekte, potraži podršku. To može biti kolega, mentor ili dodatna pomoć u timu. Završavanje projekata ne traži samo entuzijazam, nego i strukturu, disciplinu i – ponekad – malo pomoći sa strane.