Bonton savršene tajnice

Poslovni bonton ne razlikuje se znatno od bontona koji smo usvojili od roditelja i u školi. Ipak, u poslovnom svijetu postoje neke specifičnosti na koje bi trebalo obratiti pozornost i nastojati ih usvojiti. Danas za svaku djelatnost i gotovo svako radno mjesto postoji kodeks ponašanja koji je jedinstven i koji se očekuje od zaposlenika na određenom radnom mjestu. Svaka zaposlena osoba, htjela to ili ne, svojim ponašanjem daje predodžbu o kolektivu ili dijelu kolektiva.

U poslovnom svijetu nailazimo na veliki broj radnih mjesta bez kojih je teško zamisliti funkcioniranje kolektiva. Jedno od takvih je svakako i mjesto poslovne tajnice ili tajnika. Premda to nije isključivo zaposlenje za ženski spol ipak on prevladava u tim poslovima.

Tajnica je ponajprije osoba koja predstavlja nekoga drugoga, voditelja odjela ili direktora, ona je njihovo drugo "ja". Svi poslovi koje obavlja poslovna tajnica: ophođenje sa strankama, pristup radu i pomoć svome pretpostavljenom, odaju njen odgoj, stupanj naobrazbe i njenu osobnost.

Posao tajnice svakako je za osobu koja je komunikativna, vedre naravi, pažljiva, marljiva, ljubazna, uredna, poštena, pouzdana i nema govornu manu. Predodžba o tajnici u javnosti i nekim poslovnim krugovima usko je povezana za fizički izgled. Tajnica mora biti fizički privlačna, mora biti mlada i lijepa. Jasno je da za dobro obavljanje posla to nije bitno. Međutim ljepota, fizička privlačnost i sposobnost svakako su dobitna kombinacija i za tvrtku i nadređenu osobu.
Neke posebnosti koje zahtjeva radna okolina i poslovanje mogu se naučiti i u praksi uvježbati.

Osnovne preporuke

Radno mjesto tajnice zahtjevnije je glede fizičke njegovanosti od drugih, ali radni prostor ne bi trebao izgledati kao kozmetički salon. Osoba kao i radni prostor moraju odavati ozbiljnost. Umjerenost mirisa je bitnija od vrste parfema. Šminka, frizura, ruke i nokti ne bi trebali biti područja eksperimentiranja i ekstravagancije već pomno odabranog modernog ukusa vremena i okoline. Odijevanje i nakit treba također uskladiti s bontonom. Odgovarajućom mjerom ukusa i elegancije u odijevanju osoba može svoje radno mjesto učiniti privlačnijim. Radno mjesto je važnije od osobe i stoga odabir haljina, suknji i kostima trebao bi biti prikladan dnevnim izlascima.

Neprikladna je preotmjena odjeća i prevelik broj prstenja i narukvica jer to više govori o imovinskom stanju a ne o ukusu. Obuća bi trebala biti u skladu s odjećom. Nošenje bilo kakvih papuča i slično, u uredu, nije primjereno. Torbe i razne vrećice s voćem i povrćem ponudom tržnice povješane o kvake na prozoru i slični detalji nisu preporučljivi. Nije umjesno niti držanje pribora za piće i jelo na vidljivim mjestima u uredu.

Telefonski razgovori

U telefonskom razgovoru važna je uljudnost, jasnoća i kratkoća. Prilikom javljanja na telefon treba reći naziv odjela koji je osoba dobila.

Važno je točno bilježiti i pravodobno izvijestiti odsutne osobe o pozivima. To je moguće na dva načina: raditi svoje bilješke te ih kasnije prenijeti određenoj osobi ili poruku odmah proslijediti na stol ili vidljivo, već dogovoreno, mjesto odsutne osobe.

Stranku treba pitati želi li ostaviti poruku, te ako se nije predstavila zamoliti je za ime i prezime.

Važno je u dogovoru s nadređenim dogovoriti vrijeme i način spajanja stranki kako ne bi u neugodan položaj doveli svog nadređenog ili sebe. Svojim uljudnim i vještim razgovorom pomoći će svojemu pretpostavljenom ali i stranci koja zove. Ako tajnica kaže: "Izvolite, spojit ću vas, direktor ima sastanak", stranci će bit jasno da će, ako poruka nije važna, odustati od poziva i nazvati kasnije.

Tajnica bi trebala voditi brigu o sastancima koji su zakazani za taj dan te upozoriti na njih pretpostavljenog. Rezervacije, službeni automobil ili taxi, putne karte briga su tajnice.

Jedna od glavnih karakteristika dobre tajnice je pouzdanost. Povremeno su te osobe najvažnije za raspolaganje vremenom svoga nadređenoga. Ponekad su one te koje određuju kada i kako će to vrijeme biti utrošeno. Stoga je važno da svoj posao obavljaju stručno i nenametljivo pazeći da nadređena osoba ne stekne dojam da ona ima glavnu riječ u njegovim obvezama, a važno je da i stranka ne dobije takav dojam. Neprofesionalno je da tajnica samostalno radi izbor stranaka koje će se sastati s pretpostavljenim, ali isto je tako je neprofesionalno da stranke ulaze po svojoj želji. Važno je postići načelni dogovor o radu sa strankama dok će pouzdana tajnica znati svom pretpostavljenom osigurati potrebni mir za obavljanje obveza.

Nepristojnim se smatra ulazak u službenu prostoriju dok osoba telefonira, jasno da se to ne odnosi na ured tajnice.

Tajnica ulazi u prostorije pretpostavljenog bez kucanja. Kod prijema stranke tajnica će pitati ima li osoba dogovoren sastanak te obavijestiti direktora o stranci ili sama dogovoriti sastanak prema uvidu u slobodne termine. Odnos prema svim strankama treba biti profesionalan. U razgovoru bi trebali biti strpljivi i uljudni. Dobra tajnica će znati uspješno voditi razgovor te prihvatiti i one poslove koji nisu «njeni» te pomoći stranci, a ne komplicirati sa sitnicama kako to nije njen posao.

Testirajte svoj odnos prema poslu

Iskrenim i objektivnim odgovorima odredite svoj odnos prema kulturi rada i poslu koji obavljate:

• Jesam li podjednako ljubazna sa svima?
• Jesam li povjerljiva – znam li čuvati poslovnu tajnu?
• Imam li dobru moć zapažanja?
• Jesam li uvijek pouzdana i točna u poslu?
• Zaboravljam li?
• Jesam li dovoljno marljiva – odgađam li poslove za sutra?
• Jesam li dovoljno uredna?
• Jesam li brzopleta?
• Vodim li dovoljno brige o izgledu svog radnog prostora?
• Je li službena dokumentacija uredna i pregledna?
• Napuštam li ponekad radno mjesto, činim li to osobito dok je pretpostavljena osoba odsutna?
• Vodim li brigu oko kave i pića za sastanke?
• Govorim li drugima o poslu, strankama i svom pretpostavljenom?
• Jesam li spremna pomoći drugima te ostati prekovremeno da bih završila zadatak?

Posao tajnice odgovoran je i uključuje niz važnih i nezaobilaznih usluga koje su nužne za uspješno funkcioniranje tvrtke. Poslovna tajnica svojim držanjem i svojom osobnošću te kroz komunikaciju telefonom, direktno sa strankama, urednim i jezično točno sročenim dopisima veoma često stvara pozitivnu sliku o radnoj sredini i cijeloj organizaciji.

www.filaks.hr