Olakšajte teške razgovore

Pravilnom i konstruktivnom komunikacijom možemo se poštedjeti mnogih nevolja i muka te pridonijeti svome uspjehu. Često si postavljamo pitanje trebamo li izbjeći takve razgovore ili se dobro naoružati i biti spremni za napad. Ili pak potpuno ih ignorirati. Nijedna od te tri opcije neće vam pomoći da ostvarite željeni cilj.

Pet koraka prema rješenju

U potrazi za rješenjem pokušajte primijeniti pet koraka za vođenje uspješnih razgovora u teškim i nepredvidivim okolnostima: 1. korak – upozorite Upozorite na vrijeme sugovornika ili osobu na neprimjereno ponašanje ili komunikaciju. Upozorenjem ćete izbjeći faktor iznenađenja. Predložite teškom sugovorniku da se sastanete nasamo kako biste raspravili o nesporazumu/problemu. Iznesite jasno svoje mišljenje o nastaloj situaciji. Ne zahtijevajte odmah odgovor, dopustite sugovorniku da razmisli o tome. Predložite novi sastanak kako biste bistre i hladne glave mogli raspraviti. 2. korak – izradite plan razgovara Isplanirajte što ćete reći ili odgovoriti. Zlatno pravilo – sjednite i zapišite misli na papir. Prve udarce neka primi papir, tako ćete ublažiti reakciju, a i sebe ohladiti. Dobro razmislite što ćete reći jer zasigurno ne želite još više zakomplicirati situaciju. Kao što smo već rekli, nikada na prvu loptu. 3. korak – pripremite se za nastavak Jedan razgovor neće riješiti problem već postoji mogućnost da ćete još o njemu razgovarati. Nema garancije da se teški razgovori neće ponoviti. Budite spremni da se u tu priču mogu uključiti kolege kako bi se problem što učinkovitije riješio. Predvidite to već u drugom koraku. 4. korak – predvidite džokera Osjetite li da nećete moći sami izaći na kraj sa sugovornikom, osigurajte si džokera – osobu koja vam može pomoći. Odaberite osobu u koju imate povjerenja, koja je hladne glave. To će vam omogućiti da se razgovor vodi na pristojnoj razini i osigurati vam da će se zbog nazočnosti druge osobe sugovornik ponašati pristojnije. 5. korak – provjerite ispravnost svoje pretpostavke Ne zamarajte se o motivaciji i razlozima ponašanja sugovornika i ne brzajte sa zaključcima. Smirenost i razboritost vaše su najjače oružje. Ne procjenjujte tko je u pravu, uštedjet ćete vrijeme i živce. Budite koncentrirani i zainteresirani da riješite problem. Čarobna formula uspjeha:

odvojite činjenice od pretpostavki

+

odvojite sadržaj od osobnosti

=

ključ razumijevanja

=

ključ uspjeha

Pravilnom primjenom tih pet koraka uspješno ćete izaći na kraj s teškim razgovorima i biti zadovoljni uspjehom.

Otvorite vrata suradnje

Za bolju suradnju valja razmisliti i o nekoj od sljedećih mogućnosti:

• Vrata suradnje moguće je brzo otvoriti dobrotom, poniznošću i ljubaznošću.
• Osobna tumačenja pojedinaca ili okolnosti mogu dovesti do donošenja odluka koje se više temelje na stavovima nego na činjenicama. Važno je doći do činjenica.
• Učite iz svake situacije u kojoj se nađete, bez obzira na to koliko vam ispočetka izgleda teško.
• Riječima i time koliko se pridržavate oblikujete svoj uspjeh.
• Vrata uspjeha otvaraju se iznutra.
• U svemu što činite služite se pozitivnim riječima i pozitivnim mislima.
• Prije nego što nešto kažete, uvijek dobro promislite! Zbog toga nikada nećete požaliti.
• Neka vam cilj bude najviši mogući odnosi sa sobom i drugima.
• Suzdržite se ogovaranja. Izgovarajte samo riječi istine.
• Budite uvijek svjesni svojih riječi. Jednom izgovorene riječi nije moguće povući.
• Bijesne riječi i postupci ne mogu biti korisni jer pokreću lanac negativnih reakcija koje najčešće rezultiraju teškim razgovorima.

Dobro je uvijek imati na umu misao Olivera Wendella Holmesa mlađeg:

“Riječ nije kristal, proziran i nepromjenjiv, riječ je o koži žive misli koja se može razlikovati u boji i sadržaju, ovisno o okolnostima i trenutku kad je upotrijebljena.”