Svi nekada zabušavamo. Gotovo svi imamo dane kada nam se nešto jednostavno ne da. Takvi dani su ok. Možda nije ni realno htjeti ih u potpunosti izbrisati. No, svakako je realno nastojati da se pojavljuju što rjeđe. Dobra organizacija ne znači biti motiviran i uspješan u svakom trenutku. Ona svakako znači osigurati da takvih trenutaka bude što više, a da trenuci kada nam se nešto ne da ne budu obojeni grižnjom savjesti. Jer, ipak, i lijenost može biti dio dobre organizacije!
Organizacija i vještine upravljanja vremenom (time management) postaju sve popularnije teme u raznim izvorima. Dobar TM jednako je važan u poslu, fakultetu, sportu, kao i ostalim uobičajenim svakodnevnim obavezama. Iz tog razloga nije začuđujuće kako je popularnost još uvijek u porastu. Vjerovali ili ne, prema nekim izvorima učestalost knjiga u kojima se pojavljuje pojam time management je od 1960-ih godina do danas porasla za više od 2700%! Prema definiciji, vještine upravljanja vremenom odnose se na sposobnost učinkovitog i produktivnog korištenja vremena. Za pojedince koji imaju razvijenu ovu vještinu se smatra da izvrsno strukturiraju svoje vrijeme, bez problema se prilagođavaju novim, promjenjivim uvjetima te smatraju svoje vrijeme vrijednim. Zvuči idealno, zar ne? Ipak, procjene sugeriraju da čak 82% ljudi smatra da nema dovoljno razvijene ove vještine.
Pozitivna stvar je da je riječ o vještini. Dakle, kao i svaku drugu vještinu, možemo ju u svakom trenutku odlučiti razvijati. Dobro upravljanje vremenom iziskuje dobru organizaciju, a dobra organizacija iziskuje velik angažman. Postoje različite tehnike i strategije koje možemo koristiti kako bi naša organizacija bila lakša i učinkovitija, kao i osnovna pravila kojih bi se trebali držati.
Postavi ciljeve
Za početak definirajte svoju to-do listu. Predlažemo da ju stavite na papir. Stvarno je važno imati na jednom mjestu sve zadatke koje moramo izvršiti. Kada to napravite, slijedi drugi korak.
Procijeni vrijeme
Sada kada znate koji sve zadaci vas čekaju, vrijeme je za sljedeći korak. Procijenite vrijeme koje vam je potrebno da bi svaki od njih obavili. Ovo je možda i najvažniji korak. Zašto? Vrijeme potrebno za obavljanje nekog zadatka proširit će se kako bi popunilo praznine u rasporedu. Točnije, ako si ostavite 3h za jedan zadatak, toliko će vam i trebati. No ako si ostavite 1h, i to vam može biti dovoljno! Dobro razmislite, raspodijelite, testirajte, a po potrebi i reorganizirajte.
Definiraj prioritete
Koliko ste odlučni u svojoj organizaciji? Štitite li svoje vrijeme? Znate li reći ne na nove zadatke? Ključ je u definiraju prioriteta. Sada kada ste sastavili listu zadataka koje morate izvršiti i procijenili potrebno vrijeme, rangirajte ih s obzirom na hitnost i važnost. Zadaci koji su hitni i bitni prvi su na redu, a one manje hitne i manje bitne odgodite ili nemojte raditi. U ovome vam može pomoći Eisenhowerova matrica, jedna od najpopularnijih tehnika kojom ćete vrlo jednostavno odrediti svoje prioritete.
A gdje je odmor?
Uključujete li odmor u svoj dnevni raspored? Na koji način? Ogromna je razlika između planiranog odmora i onog koji se dogodi slučajno. U neplanirani odmor najčešće uplićemo određenu dozu grižnje savjesti. Primjerice, Ajme već sat vremena je prošlo otkako sam uzeo/la mobitel u ruke, ništa neću stići završiti. Zatim se uključuje ponovna kalkulacija vremena, a često može biti prisutna i mala doza panike jer ne ide po planu. Dakle, uključite odmor u svoj raspored u bilo kojem obliku. Sami znate što vas stvarno opušta. Za neke je to boravak u prirodi i lagana tjelovježba, dok za neke može biti ležanje uz Netflix i najdražu seriju. Oboje je ok!
Ovo su četiri jednostavna koraka koja vam mogu pomoći u boljoj organizaciji već danas. Zapišite svoje zadatke na jedno mjesto, posvetite se njihovoj raspodjeli s obzirom na navedene kriterije, a onda ih obavljajte jedan po jedan.
Napisala Lea Dogan, univ.bacc.psych. za www.mentalnitrening.hr
