Olakšajte teške razgovore

Pravilnom i konstruktivnom komunikacijom možemo se poštedjeti mnogih nevolja i muka te pridonijeti svome uspjehu. Često si postavljamo pitanje trebamo li izbjeći takve razgovore ili se dobro naoružati i biti spremni za napad. Ili pak potpuno ih ignorirati.

Nijedna od te tri opcije neće vam pomoći da ostvarite željeni cilj.

Pet koraka prema rješenju

U potrazi za rješenjem pokušajte primijeniti pet koraka za vođenje uspješnih razgovora u teškim i nepredvidivim okolnostima:


1. korak – upozorite

Upozorite na vrijeme sugovornika ili osobu na neprimjereno ponašanje ili komunikaciju. Upozorenjem ćete izbjeći faktor iznenađenja. Predložite teškom sugovorniku da se sastanete nasamo kako biste raspravili o nesporazumu/problemu. Iznesite jasno svoje mišljenje o nastaloj situaciji. Ne zahtijevajte odmah odgovor, dopustite sugovorniku da razmisli o tome. Predložite novi sastanak kako biste bistre i hladne glave mogli raspraviti.

2. korak – izradite plan razgovara

Isplanirajte što ćete reći ili odgovoriti. Zlatno pravilo – sjednite i zapišite misli na papir.

Prve udarce neka primi papir, tako ćete ublažiti reakciju, a i sebe ohladiti. Dobro razmislite što ćete reći jer zasigurno ne želite još više zakomplicirati situaciju.

Kao što smo već rekli, nikada na prvu loptu.

3. korak – pripremite se za nastavak

Jedan razgovor neće riješiti problem već postoji mogućnost da ćete još o njemu razgovarati. Nema garancije da se teški razgovori neće ponoviti. Budite spremni da se u tu priču mogu uključiti kolege kako bi se problem što učinkovitije riješio. Predvidite to već u drugom koraku.

4. korak – predvidite džokera

Osjetite li da nećete moći sami izaći na kraj sa sugovornikom, osigurajte si džokera – osobu koja vam može pomoći. Odaberite osobu u koju imate povjerenja, koja je hladne glave. To će vam omogućiti da se razgovor vodi na pristojnoj razini i osigurati vam da će se zbog nazočnosti druge osobe sugovornik ponašati pristojnije.

5. korak – provjerite ispravnost svoje pretpostavke

Ne zamarajte se o motivaciji i razlozima ponašanja sugovornika i ne brzajte sa zaključcima. Smirenost i razboritost vaše su najjače oružje. Ne procjenjujte tko je u pravu, uštedjet ćete vrijeme i živce. Budite koncentrirani i zainteresirani da riješite problem.

Čarobna formula uspjeha:

odvojite činjenice od pretpostavki

+

odvojite sadržaj od osobnosti

=

ključ razumijevanja

=

ključ uspjeha

Pravilnom primjenom tih pet koraka uspješno ćete izaći na kraj s teškim razgovorima i biti zadovoljni uspjehom.

Otvorite vrata suradnje

Za bolju suradnju valja razmisliti i o nekoj od sljedećih mogućnosti:

  • Vrata suradnje moguće je brzo otvoriti dobrotom, poniznošću i ljubaznošću.
  • Osobna tumačenja pojedinaca ili okolnosti mogu dovesti do donošenja odluka koje se više temelje na stavovima nego na činjenicama. Važno je doći do činjenica.
  • Učite iz svake situacije u kojoj se nađete, bez obzira na to koliko vam ispočetka izgleda teško.
  • Riječima i time koliko se pridržavate oblikujete svoj uspjeh.
  • Vrata uspjeha otvaraju se iznutra.
  • U svemu što činite služite se pozitivnim riječima i pozitivnim mislima.
  • Prije nego što nešto kažete, uvijek dobro promislite! Zbog toga nikada nećete požaliti.
  • Neka vam cilj bude najviši mogući odnosi sa sobom i drugima.
  • Suzdržite se ogovaranja. Izgovarajte samo riječi istine.
  • Budite uvijek svjesni svojih riječi. Jednom izgovorene riječi nije moguće povući.
  • Bijesne riječi i postupci ne mogu biti korisni jer pokreću lanac negativnih reakcija koje najčešće rezultiraju teškim razgovorima.

Dobro je uvijek imati na umu misao Olivera Wendella Holmesa mlađeg:

Riječ nije kristal, proziran i nepromjenjiv, riječ je o koži žive misli koja se može razlikovati u boji i sadržaju, ovisno o okolnostima i trenutku kad je upotrijebljena.”